Reisezeit, Arbeitszeit, Freizeit

04. Oktober 2023

Die Bewertung der Reisezeit bei Dienstreisen und die anschließende Abrechnung der damit verbundenen Kosten sind in Unternehmen oft Gegenstand von Diskussionen. Eine klare Richtlinie ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden

Der folgende Artikel bietet eine Hilfestellung, wann Reisezeit als Arbeitszeit zu werten ist, was bei Dienstreisen zu beachten ist und wie eine Zeiterfassungssoftware, beispielsweise iQzeit, Mitarbeiter und Unternehmen hierbei unterstützt.

Dienstreise oder Dienstgang?

Die Unterscheidung zwischen Dienstgang und Dienstreise ist recht einfach. So ist der Dienstgang im Gegensatz zur Dienstreise normalerweise kürzer und erfordert weniger Reiseaufwand. Beispiele für einen Dienstgang können sein der Besuch einer anderen Abteilung oder Niederlassung des Unternehmens oder auch die Teilnahme an Besprechungen, Schulungen oder anderen dienstlichen Aktivitäten in einem anderen Bereich des Unternehmens sein.

Eine Dienstreise bezieht sich auf eine Reise, die ein Mitarbeiter im Auftrag seines Arbeitgebers unternimmt, um geschäftliche Aufgaben oder Verpflichtungen außerhalb seines üblichen Arbeitsortes zu erledigen. Während einer Dienstreise können Mitarbeiter geschäftliche Treffen besuchen, Kunden oder Partner treffen, Schulungen oder Konferenzen besuchen und andere berufliche Aufgaben erledigen, die außerhalb ihres normalen Arbeitsortes stattfinden.

Ist die Reisezeit Arbeitszeit?

Grundsätzlich gilt, dass die Reisezeit der Dienstreise Arbeitszeit ist, wenn diese während der gewöhnlichen Arbeitszeit erfolgt.
Erfolgt die Reise außerhalb der gewöhnlichen Arbeitszeit, dann ist die Regelung etwas kniffeliger. So kann die Reisezeit als Arbeitszeit gelten, muss jedoch nicht. Hierbei kommt es auf die Wahl des Verkehrsmittels, sowie die Anweisung des Arbeitgebers an.

Bei der angeordneten An- und Abreise mittels PKW als Selbstfahrer, wird die Reisezeit als Arbeitszeit angerechnet. Dieses gilt auch bei Auslandsdienstreisen, sowie einer beruflichen Beanspruchung während der Fahrt.
Falls jedoch der Arbeitgeber die Anfahrt mittels öffentlichen Verkehrsmitteln anordnet und der Mitarbeiter auf eigenen Wunsch mit dem PKW fährt, so ist die Reisezeit dann keine Arbeitszeit.

Besonderheit bei Mitarbeitern ohne festen Arbeitsort

Für Mitarbeiter, die keinen festen Arbeitsort haben, wie beispielsweise LKW-Fahrer oder Außendienstmitarbeiter, gelten wiederum andere Regelungen. Für die Erbringung ihrer Arbeitsleistung sind Reisetätigkeiten unerlässlich. Daher gehören die von ihnen benötigten Reisezeiten immer zur ihrer Arbeitszeit.

Dienstreisen und das Arbeitszeitgesetz

Auch auf Dienstreisen ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) einzuhalten. So sagt dieses aus, dass die werktägliche Arbeitszeit 8 Stunden nicht überschritten werden darf. Eine Verlängerung auf bis zu 10 Stunden ist möglich, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen die durchschnittliche Arbeitszeit von 8 Stunden nicht überschritten wird. Nach der Beendigung der Arbeitszeit ist eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden einzuhalten. Für einige Branchen gibt es Ausnahmen davon, auch Tarifverträge können andere Vereinbarungen enthalten.

Aus diesem Grund sollten Arbeitgeber bei Dienstreisen ihrer Mitarbeiter immer die gesetzlichen Arbeitszeiten im Blick behalten.

Reisekostenabrechnung

Neben der Arbeitszeit ist die Reisekostenabrechnung bei Dienstreisen ein Aspekt der die Beachtung des Arbeitgebers erfordert und oft kompliziert handschriftlich mittels Stift und Papier durchgeführt wird. Zu den Reisekosten zählen alle Kosten, welche im Zusammenhang mit der Dienstreise angefallen sind. Dazu gehören die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand. Besonders dem Verpflegungsmehraufwand ist Beachtung zu schenken, da dieser abhängig ist von der Dienstreisezeit.

Unterstützung durch Zeiterfassungssoftware

Dienstreisen sind aus verschiedenen Gründen eine Herausforderung, sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter. Die gesetzlichen Vorgaben für die Abrechnung von Dienstreisen sind komplex und Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle Reisekostenabrechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Traditionell wurden Reisekostenabrechnungen oft auf Papier durchgeführt, was zu einem erheblichen manuellen Aufwand führte. Die manuelle Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen ist zeitaufwändig und kann Mitarbeiter von ihren eigentlichen Aufgaben ablenken. Dies führt zu ineffizienter Nutzung von Ressourcen und Produktivitätsverlusten.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzen immer mehr Unternehmen auf Softwarelösungen, wie iQzeit, welche die digitale Erfassung ermöglichen. Diese erlauben eine schnellere und genauere Erfassung, manuelle Prozesse werden damit reduziert, Zeiten können in Echtzeit verfolgt, gesetzliche Vorgaben berücksichtigt und eine Compliance-konforme Dokumentation.

Fazit

Dienstreisen sind nach wie vor unverzichtbar, können aber eine erhebliche Belastung für Arbeitgeber und Mitarbeiter darstellen. Durch den Einsatz moderner Software, iQzeit, können Unternehmen die Abrechnungsprozesse optimieren, Zeit und Ressourcen sparen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren, während Arbeitgeber die Kosten im Griff behalten. In einer zunehmend digitalen Welt sollten Unternehmen die Möglichkeit nutzen, Reisekostenabrechnungen effizienter und transparenter zu gestalten.

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