5 Gründe, warum die Arbeitszeiterfassung für das Personalmanagement unverzichtbar ist

02. November 2023

Das Personalmanagement ist eine der wichtigsten Abteilungen eines jeden Unternehmens, wenn nicht sogar das Herzstück. Das Fachwissen und Engagement der Mitarbeiter bilden das Fundament, auf dem nicht nur das Image und die Qualität des Unternehmens beruhen, sondern auch die Grundlage für Innovationen und Wettbewerbsvorteile. Daher ist die Verbindung zwischen den Mitarbeitern und der Arbeitszeiterfassung für das Personalmanagement essenziell für den Unternehmenserfolg.

Im Folgenden werden 5 Gründe erläutert, warum die Arbeitszeiterfassung im Personalmanagement unverzichtbar ist:

1. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

In Deutschland ist die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit Pflicht für Unternehmen. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte im Mai 2019 ein Urteil gefällt, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter von Unternehmen in der EU erfasst werden müssen. Dieses Urteil hatte dann das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 für Deutschland bestätigt.
Daher ist die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter für Unternehmen, meistens im Personalmanagement angesiedelt, eine Pflichtaufgabe. Jedoch sollte das Personalmanagement diese Aufgabe nicht als lästige Pflicht ansehen, sondern die Vorteile der Arbeitszeiterfassung sich zu nutzen machen. Die Punkte 2 bis 5 verdeutlichen diese.

2. Ressourcenplanung und Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht eine präzise Aufzeichnung der Arbeitsstunden, was für die Ressourcenplanung unerlässlich ist. Aufgrund der Erfassung der Arbeitszeiten durch eine Zeiterfassungssoftware, wie iQzeit, wird das Personalmanagement in die Lage versetzt den reellen Zeitaufwand für die Erledigung der einzelnen Tätigkeiten zu analysieren.
Der dokumentierte Arbeitszeitaufwand je Mitarbeiter und Tätigkeit, sowie die Auswertung der Daten ermöglichen den zukünftigen Personalbedarf zu prognostizieren und personelle Engpässe zu vermeiden.

3. Budgetierung und Kostenkontrolle

Für das Personalmanagement ist es von entscheidender Bedeutung, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter exakt zu erfassen. Denn nur die exakte Erfassung und Darstellung der Arbeitszeitaufwände ermöglicht den Mitarbeitern des Bereiches einen klaren Überblick über die Arbeitskosten zu erhalten und Budgetpläne präzise auszuarbeiten.
Die exakte Arbeitszeiterfassung bildet die Grundlage für die Budgetierung von Personalkosten in verschiedenen Bereichen und ist unerlässlich für die finanzielle Planung und Kontrolle innerhalb des Unternehmens.

4. Effizienz und Produktivität

Eine effektive Arbeitszeiterfassung mittels Zeiterfassungssoftware trägt zur Effizienzsteigerung und der Fokussierung auf produktive Tätigkeiten im Personalmanagement bei. So ist die Entgeltabrechnung inklusive der dazugehörigen Vorbereitung in den allermeisten Personalmanagementabteilungen eine zeitraubende Tätigkeit, welche Arbeitskapazitäten bindet aufgrund seiner vielfältigen manuellen Aufgaben,
Mittels einer Zeiterfassungssoftware wird der Prozess der Entgeltvorbereitung verschlankt und Arbeitskapazitäten stehen für produktivere Aufgaben zur Verfügung. Durch die Software werden die Arbeitsstunden und Zuschläge automatisch berechnet, die Reisekostenabrechnung kann bis zu einem gewissen Grad automatisch erfolgen und die benötigten Daten für die Entgeltabrechnung aufbereitet für die unmittelbare Verwendung in der Lohnabrechnungssoftware.

5. Verbesserung der Unternehmenskultur und Mitarbeiterengagement

Eine transparente Arbeitszeiterfassung schafft Vertrauen in das Unternehmen und besonders in das Personalmanagement, da sie den Mitarbeitern klare Einblicke in die Erfassung ihrer Arbeitszeit gewährt. Sie erkennen, dass ihre investierte Zeit angemessen dokumentiert wird und Überstunden gerecht vergütet werden. Dies nicht nur fördert die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern trägt auch maßgeblich zu einem positiven Arbeitsumfeld bei. Eine offene und faire Arbeitszeiterfassung fördert das Vertrauen zwischen Mitarbeitern und dem Unternehmen, stärkt die Arbeitsmoral und ermutigt zu einer produktiven Zusammenarbeit. Dies unterstützt letztlich die Entwicklung einer Unternehmenskultur, die auf Transparenz, Fairness und Mitarbeiterwohlbefinden basiert.

Insgesamt ist die Arbeitszeiterfassung für das Personalmanagement von unschätzbarem Wert. Sie ist nicht nur ein Werkzeug zur Verfolgung von Arbeitszeiten, sondern eine Grundlage für strategische Entscheidungen, die Effizienzsteigerung und die Schaffung einer positiven Unternehmenskultur. Unternehmen, die die digitale Arbeitszeiterfassung im Personalwesen konsequent nutzen, schaffen eine optimierte Arbeitsumgebung und stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Sie unterstützen können – am besten noch heute!